Píldoras para la gestión del tiempo: los ladrones del tiempo

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Los ladrones de tiempo, qué son y como combatirlos

LQN Mantenimiento informático, es una empresa con larga experiencia en el mundo digital, conoce de primera mano el ecosistema de las empresas en un mundo altamente informatizado, hoy nos trae los «ladrones de tiempo», para LQN los ladrones del tiempo son todas aquellas situaciones que, sin darnos cuenta, nos «roban» más tiempo del que deberíamos. A menudo estos ladrones tienen menos que ver con otros que con la forma en que manejamos a los demás.

El teléfono móvil

Un típico ladrón de tiempo es el teléfono. Así que aquí hay algunos consejos para manejar mejor esta herramienta:

La regla de la gestión del tiempo es siempre agrupar y simplificar. ¿Cómo podemos aplicar esta regla al teléfono? Transformando todas las llamadas entrantes en llamadas salientes.

Lo que cada uno de nosotros está acostumbrado a hacer es responder a cada llamada en cualquier momento, independientemente de lo que estamos haciendo.

De esta manera, sin embargo, interrumpimos nuestro pico de concentración cada vez y al final de la llamada tenemos que recoger el hilo de lo que estábamos haciendo, alargando así el tiempo que toma.

En cambio, sería una buena práctica establecer, en la medida de lo posible, franjas horarias a lo largo del día (por ejemplo, a media y última hora de la mañana y a media y última hora de la tarde) que dediquemos a hacer llamadas salientes y a llamar de nuevo a quienes nos llamaron.

De esta manera recuperamos el control sobre nuestro entorno: el teléfono no controla nuestros ritmos de trabajo, sino que nosotros decidimos cuándo usarlo.

Para poner en práctica esta estrategia, es necesario poner filtros entre nosotros y las personas que nos buscan: activar el contestador automático o una centralita, silenciar el teléfono (el simple hecho de que suene nos distrae y rompe nuestra concentración) o tal vez organizar turnos con los colegas para responder a las llamadas de los demás.

Si realmente no podemos evitar responder, generamos inmediatamente el plazo en el que nuestro interlocutor debe moverse «Tengo que entrar en la reunión, sólo tengo 10n minutos» para guiarte y poder cerrar la llamada sin ser grosero.

Una buena práctica para las llamadas salientes es escribir primero en una hoja de papel cuáles son el objetivo y los puntos que se deben perder.

También para las llamadas entrantes, siempre es bueno guiar a la persona que llama con preguntas detalladas «¿cómo puedo ayudarte?» «¿cuándo necesitas ayuda?» para que puedas ir directo al grano.

Si consideramos entonces que a menudo interactuamos con las mismas personas todo el tiempo, podemos ser transparentes con ellas y acordar «bandas de atención personalizada«, es decir, esas ventanas a lo largo del día en las que estamos disponibles para responder a sus llamadas y prestarles atención.

Con estos pequeños trucos podemos ser capaces de mantener a raya al ladrón novato.

Los emails

Otro típico ladrón de tiempo es el correo electrónico. Si manejáramos mejor este canal de comunicación podríamos ahorrar dinero y ahorrar mucho tiempo. De nuevo la regla es siempre agrupar y simplificar.

En cuanto al teléfono, no se trata de interrumpir nuestra actividad cada vez que llega un correo electrónico, pero, incluso en este caso, sería mejor concentrar la actividad del correo electrónico en momentos específicos del día, para evitar la trampa de la multitarea y las interrupciones continuas que rompen la concentración.

De esta manera, nuestra jornada laboral estará puntuada por momentos dedicados a actividades «centrales», es decir, aquellas que son más estratégicas y requieren mayor concentración, que se alternarán con momentos dedicados a las llamadas, que pueden utilizarse para descansar los ojos del PC y estirar las piernas, y momentos de trabajo en el PC en actividades que requieren menos concentración, como responder a correos electrónicos.

La clave es resistir la tentación de mezclar todas estas actividades, ya que se ha demostrado ampliamente que nuestro cerebro no reacciona bien a la multitarea.

Si quieres aprovechar al máximo tu tiempo, necesitas minimizar las distracciones, por ejemplo, cerrando el programa de correo electrónico fuera de sus espacios dedicados, eliminando las notificaciones de recepción de nuevos correos electrónicos, desactivando las ventanas emergentes y las vistas previas.

Igualmente, importante es el uso correcto de este canal de comunicación. Consideremos siempre el factor emocional: el correo electrónico puede ser un canal un tanto aséptico, si tenemos que tratar temas delicados, que pueden generar tensiones o malentendidos, es mejor optar por una llamada o afrontar el tema de cara a cara.

Los mensajes de correo electrónico deben ser claros: una comunicación efectiva incluye un mensaje, que explica cuál es el problema, y una llamada a la acción, que explica lo que esperamos de nuestro interlocutor con respecto al problema expresado en el mensaje. A este respecto, puede ser útil seguir el modelo de escritura de mensajes llamado Modelo HECHO:

Mensaje: resumir el mensaje en 2 o 3 frases como máximo
Acción: especificar la acción solicitada al interlocutor o que será llevada a cabo por el remitente
Detalles: ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Quién? ¿Cómo?
Elementos adicionales: cualquier ejemplo o documento de varios tipos que vaya a adjuntar al correo electrónico

Asimismo, si un correo electrónico recibido no nos resulta claro, no entendemos lo que se espera de nosotros, al responder guiamos al remitente con algunas preguntas directas destinadas a aclarar el mensaje y la llamada a la acción del correo electrónico.

El tema también es importante, debe ser claro y eficaz y contener los siguientes puntos clave:

Fecha límite
Proyecto al que se refiere
Tema del correo electrónico
Acción requerida (por ejemplo, leer, para información, asesoramiento, aprobación, etc.)
Los destinatarios deben ser sólo las personas que realmente están interesadas: siempre copiamos sólo a los que realmente se necesitan y, de la misma manera, pedimos que nos copien sólo en los correos electrónicos donde se nos necesita

Mantengamos limpia nuestra bandeja de entrada: es una buena regla no tener nunca más de 30 mensajes en la bandeja de entrada, esto es una carpeta de paso, no una «plaza de aparcamiento«.

Para ayudarnos podríamos procesar los correos electrónicos con este sistema:

Borrar los correos electrónicos que pueden ser borrados sin ninguna acción por nuestra parte.
Responder ahora un correo electrónico que puede ser procesado inmediatamente ya que no consume más de 3 o 4 minutos.
Archivar para más tarde correo electrónico que requieren más atención y que tendremos que almacenar en una carpeta ad hoc para trabajar en ellos más tarde.

Podemos organizar las carpetas de archivo según los criterios que mejor nos convengan (por proyecto, por cliente, por orden cronológico), lo importante es no tener demasiadas. A título indicativo, el óptimo es la regla de 7, es decir, no crear más de 7 carpetas de almacenamiento y, para cada una de ellas, no crear más de 7 subcarpetas.

Y finalmente, procesamos los correos electrónicos según el criterio FIFO (first in, first out): el primer correo electrónico que llega es también el primero que se lee y no al revés.

Espacio físico y digital

En 1980, el Instituto Británico de Administración declaró que, en promedio, un gerente pasa 3 minutos al día «buscando cosas» en su escritorio. Esto se traduce en un coste de 6.000 libras al año. Aquí hay otro de esos costos ocultos de los que hablamos en el primer artículo de esta serie sobre la gestión del tiempo.

Para optimizar nuestro tiempo, también necesitamos optimizar el espacio a nuestro alrededor.

Empecemos por el espacio físico: el escritorio debe estar limpio, plano y libre. Por encima de ella debe haber sólo lo necesario para la actividad que estamos llevando a cabo en ese momento. El escritorio no es un espacio de almacenamiento sino un espacio de trabajo. Un escritorio limpio y ordenado ayuda a la concentración eliminando las fuentes de distracción.

Una cómoda puede ayudar a mantener el escritorio despejado, pero ni siquiera esto debe entenderse como un espacio de almacenamiento permanente. Es una especie de «estacionamiento» temporal para el material en el que aún estamos trabajando, proyectos aún abiertos que estamos llevando a cabo. Una vez que se cierra un trabajo, toda la documentación se almacena en carpetas en estantes, armarios u otros espacios dedicados.

El espacio digital también debe ser tan limpio y organizado como el físico, en ocasiones actualizar el software te ahorra mucho tiempo y por ello puedes contactar con profesionales en servicios informáticos. sin embargo, puedes organizar y liberar espacio por cuenta propia, eliminando las notificaciones o iconos innecesarios en el escritorio de la PC, carpetas bien organizadas (podemos usar una estructura similar a la del correo electrónico.

Frente a cada documento, pregúntate qué hacer con él:

Procésalo
Devuélvelo
Sigue adelante
Archívalo
Elimínalo

Nunca mantenemos documentos en espera indefinidamente

Siempre que es posible, mantenemos un programa abierto a la vez, sólo una ventana de Internet a la vez.

En Europa algunos países, algunas empresas han lanzado un desafío único: un viernes al mes implementan el «desafío de tarea única«.

El objetivo es hacer que la gente entienda que la multitarea no es una buena forma de trabajar: al igual que un PC o un smartphone cuando hay demasiados programas en uso, la memoria se sobrecarga, todo se ralentiza y consume más energía.

Lo mismo nos sucede en la cabeza cuando tratamos de ocuparnos de demasiadas cosas al mismo tiempo, aumenta el estrés y disminuye nuestra productividad.